Veel bedrijven beginnen met losse spreadsheets, documenten en verschillende online programma’s. In het begin werkt dat meestal prima. Maar zodra een bedrijf groeit, kost deze manier van werken steeds meer tijd.
Gegevens moeten op meerdere plaatsen worden bijgehouden, medewerkers werken met verschillende versies en belangrijke informatie is niet altijd direct terug te vinden. Op dat moment kan een maatwerksysteem een goede volgende stap zijn.
Wat is een maatwerksysteem?
Een maatwerksysteem is software die speciaal wordt ontwikkeld voor de werkwijze van een bedrijf. In tegenstelling tot standaardsoftware bevat het alleen de functies die de organisatie daadwerkelijk nodig heeft.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Een klantportaal
- Een planning voor medewerkers en opdrachten
- Een urenregistratiesysteem
- Een projectadministratie
- Een voorraadregistratie
- Een dashboard met bedrijfsinformatie
- Een systeem voor inspecties of servicemeldingen
- Automatische offertes, rapportages of bevestigingen
Verschillende onderdelen kunnen binnen één centrale omgeving worden samengebracht. Hierdoor hoeven medewerkers minder vaak tussen programma’s, documenten en spreadsheets te wisselen.
Signalen dat uw huidige werkwijze niet meer voldoende is
Niet ieder bedrijf heeft direct maatwerksoftware nodig. Er zijn wel verschillende signalen die aangeven dat het verstandig kan zijn om de mogelijkheden te onderzoeken.
Informatie staat op te veel verschillende plaatsen
Klantgegevens staan in een spreadsheet, documenten in losse mappen en afspraken in verschillende agenda’s. Hierdoor kost het steeds meer tijd om de juiste informatie te vinden.
Met een centraal systeem kunnen medewerkers vanuit dezelfde actuele gegevens werken.
Gegevens worden meerdere keren ingevoerd
Wanneer dezelfde gegevens handmatig in verschillende programma’s worden overgenomen, neemt de kans op fouten toe. Bovendien kost dubbel invoerwerk onnodig veel tijd.
Een koppeling of automatische verwerking kan dit voorkomen.
Spreadsheets worden steeds ingewikkelder
Excel is een handig hulpmiddel, maar grote spreadsheets met veel tabbladen, formules en verschillende gebruikers worden al snel onoverzichtelijk.
Ook bestaat het risico dat formules per ongeluk worden aangepast of dat medewerkers met een verouderde versie werken.
Er is onvoldoende inzicht in de voortgang
Wanneer het lastig is om direct te zien welke opdrachten openstaan, hoeveel werk er gepland is of wat de status van een project is, kan een dashboard uitkomst bieden.
Een goed dashboard toont alleen de informatie die op dat moment belangrijk is.
Standaardsoftware past niet bij het bedrijf
Veel softwarepakketten zijn gemaakt voor een brede doelgroep. Daardoor bevatten ze vaak functies die niet worden gebruikt, terwijl belangrijke mogelijkheden juist ontbreken.
Bij maatwerk wordt het systeem rondom het bedrijfsproces ontwikkeld, in plaats van andersom.
Wat zijn de voordelen?
Het belangrijkste voordeel is dat een maatwerksysteem aansluit op de dagelijkse praktijk. Medewerkers hoeven hun werkwijze niet volledig aan te passen aan een standaardprogramma.
Andere voordelen zijn:
- Minder handmatige administratie
- Minder kans op invoerfouten
- Sneller informatie terugvinden
- Meer overzicht in klanten en projecten
- Duidelijke toegangsrechten per medewerker
- Automatische meldingen en documenten
- Betere samenwerking binnen het bedrijf
- Mogelijkheid om later functies toe te voegen
Een goed systeem kan bovendien meegroeien. Er hoeft daarom niet direct een uitgebreide applicatie te worden gebouwd. Vaak is het verstandiger om met de belangrijkste onderdelen te beginnen en het systeem daarna stap voor stap uit te breiden.
Hoe verloopt de ontwikkeling?
Bij Crusty ICT beginnen we niet direct met programmeren. Eerst bekijken we hoe het bedrijf momenteel werkt en waar de meeste tijd verloren gaat.
We bespreken onder andere:
- Wie het systeem gaat gebruiken
- Welke informatie moet worden opgeslagen
- Welke stappen regelmatig worden uitgevoerd
- Waar fouten of vertraging ontstaan
- Welke bestaande software behouden moet blijven
- Welke koppelingen nodig zijn
- Welke functies als eerste belangrijk zijn
Op basis daarvan maken we een duidelijke opzet. Bij grotere systemen kan eerst een prototype worden gemaakt. Hiermee kunnen gebruikers de indeling en werkwijze beoordelen voordat de volledige ontwikkeling begint.
De bouw gebeurt vervolgens in overzichtelijke stappen. Zo blijft duidelijk wat er wordt ontwikkeld en kan feedback tussentijds worden verwerkt.
Is maatwerk altijd duurder?
Maatwerk vraagt om een investering, maar is niet automatisch duurder dan jarenlang werken met meerdere losse abonnementen en inefficiënte processen.
De prijs hangt onder andere af van:
- Het aantal functies
- Het aantal gebruikers
- De gewenste koppelingen
- De hoeveelheid gegevens
- De beveiliging en gebruikersrechten
- De gewenste planning
- Het benodigde onderhoud
Daarom is het verstandig om eerst te bepalen welk probleem het systeem moet oplossen. Een kleine, gerichte toepassing kan soms al een groot verschil maken.
Onderhoud en beveiliging
Een bedrijfssysteem bevat vaak belangrijke gegevens. Goed onderhoud is daarom noodzakelijk.
Denk aan:
- Beveiligingsupdates
- Automatische back-ups
- Controle op beschikbaarheid
- Veilige verbindingen
- Beheer van gebruikersrechten
- Herstelmogelijkheden bij problemen
- Periodieke verbeteringen
Crusty ICT kan niet alleen de ontwikkeling verzorgen, maar ook hosting, monitoring, onderhoud en verdere uitbreiding.
Bespreek de mogelijkheden
Werkt uw bedrijf met veel spreadsheets, dubbele invoer of handmatige administratie? Dan kan een maatwerksysteem mogelijk tijd besparen en meer overzicht bieden.
Crusty ICT denkt graag vrijblijvend mee over uw huidige werkwijze en de mogelijkheden voor verbetering.
Neem contact op met Crusty ICT om uw idee te bespreken.